Dokumentation
KI-Register erstellen: Felder, Beispiele und Pflege
Mit diesen Feldern wird aus einer Toolliste ein belastbares KI-Register für Risiko, Datenschutz und Verantwortlichkeiten.
Ein KI-Register schafft den Überblick, den fast jede weitere Compliance-Maßnahme benötigt. Es zeigt, welche Systeme im Unternehmen eingesetzt werden, welchem Zweck sie dienen, welche Daten sie verarbeiten und wer verantwortlich ist.
Ist ein KI-Register Pflicht?
Der EU AI Act verlangt nicht von jedem Unternehmen pauschal ein allgemeines Register aller KI-Werkzeuge. Für bestimmte Hochrisiko-Konstellationen bestehen besondere Registrierungs- und Dokumentationspflichten. Unabhängig davon ist ein internes Register die sinnvollste Grundlage für Governance und Nachweise.
Ohne Inventar bleibt oft unbekannt, dass KI bereits in Office-, CRM-, Bewerbungs-, Design- oder Übersetzungssoftware integriert ist.
Welche Systeme werden erfasst?
Erfassen Sie beschaffte Fachsysteme, öffentlich genutzte Dienste, integrierte KI-Funktionen und selbst entwickelte Lösungen. Maßgeblich ist der konkrete Anwendungsfall, nicht nur das Produkt.
Dasselbe Werkzeug kann mehrfach vorkommen, wenn verschiedene Abteilungen es für unterschiedliche Zwecke und Datenarten verwenden. Ein Textassistent für Marketingentwürfe hat ein anderes Profil als derselbe Dienst für Bewerberkommunikation.
Empfohlene Felder im KI-Register
Starten Sie schlank, aber erfassen Sie genug Kontext für Entscheidungen. Zusätzliche Detailfelder können bei kritischen Anwendungen ergänzt werden.
- System, Anbieter und eingesetzte Version oder Funktion
- konkreter Zweck und Fachbereich
- Rolle des Unternehmens nach dem AI Act
- Eingabe- und Ausgabedaten einschließlich Personenbezug
- betroffene Personen und mögliche Auswirkungen
- vorläufige Risikoklasse und Transparenzpflichten
- Datenschutz-, Sicherheits- und Anbieterprüfung
- verantwortliche Person, Freigabestatus und Prüfdatum
Von der Erfassung zur Entscheidung
Jeder neue Eintrag sollte einen einfachen Prüfweg auslösen. Unkritische Standardfälle können zügig freigegeben werden. Sensible Daten, Personalbezug, automatisierte Bewertungen oder externe Veröffentlichung benötigen zusätzliche Fachprüfungen.
Dokumentieren Sie nicht nur das Ergebnis, sondern auch Auflagen: beispielsweise keine personenbezogenen Eingaben, Pflicht zur Quellenprüfung oder verpflichtender Transparenzhinweis.
So bleibt das Register aktuell
Verknüpfen Sie das Register mit Beschaffung, Datenschutzprüfung und Toolfreigabe. Mitarbeitende brauchen einen einfachen Weg, neue Systeme oder Funktionen zu melden.
Prüfanlässe sind insbesondere neue Modellversionen, geänderte Vertragsbedingungen, neue Datenarten, neue Zwecke, Sicherheitsvorfälle und rechtliche Änderungen.
Häufige Fragen
Reicht eine Excel-Liste als KI-Register?
Für kleine Organisationen kann eine strukturierte Tabelle ausreichen. Entscheidend sind vollständige Felder, klare Verantwortlichkeiten, Zugriffsrechte und regelmäßige Pflege.
Müssen private KI-Nutzungen erfasst werden?
Das interne Register betrifft berufliche Einsätze im Verantwortungsbereich des Unternehmens. Rein private Nutzung fällt grundsätzlich nicht darunter.
Wer pflegt das KI-Register?
Eine zentrale Stelle sollte Struktur und Qualität sichern. Die Fachbereiche bleiben für ihre konkreten Anwendungen und Änderungen mitverantwortlich.
Offizielle Quellen und Stand
Stand: 28. August 2026. Die Inhalte dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine individuelle Rechtsberatung.